7 CONSEJOS PARA CONECTAR MEJOR CON LAS VIDEOLLAMADAS

Salvando los obstáculos de la comunicación virtual

No hay una comunicación más poderosa que la presencial. Cuando hablamos, nos gusta aprehender toda la “realidad” de nuestros interlocutores analizando toda la información que nuestros ojos y nuestros oídos nos permiten captar; durante la conversación, nuestra mirada, nuestra expresión y nuestros movimientos nos ayudan a transmitir información de quiénes somos y a apoyar nuestro mensaje oral.

No estamos hechos para hablar a un interlocutor en dos dimensiones, necesitamos toda la información de contexto que nos brinda el mundo físico.

A esta limitación se suman las dificultades técnicas que a veces nos ofrecen los propios dispositivos, cuyas cámaras y micrófonos no siempre tienen una calidad óptima, la débil conexión a Internet o el entorno (ruido, poca luz, interrupciones…)

Todo esto hace que resulte más difícil comunicarnos de forma efectiva e incluso, que nos estresemos más, porque en la videoconferencia “emisor y receptor se ven obligados a invertir mayor atención y más esfuerzo para expresarse y comprenderse correctamente”, un esfuerzo que se incrementa cuando hay más de dos participantes, como afirma Ignacia Arruabarrena, profesora agregada del Departamento de Psicología Social de la UPV, en este artículo del diario El País.

Con todo, las videoconferencias -vernos las caras – han sido la panacea que nos ha permitido mantener cierta normalidad personal y profesional en un tiempo marcado por el aislamiento social.

Ahora que se ha cumplido un año de esta difícil etapa, parece que todos hemos aprendido o perfeccionado la práctica de las videoconferencias profesionales, pero ¿realmente es así?

Proponemos hacer un repaso por algunos prácticos consejos para que nuestra videollamada de trabajo nos acerque lo máximo posible a las sensaciones y la comunicación eficaz de una reunión presencial. Vamos allá:

1. Revisión de los elementos tecnológicos

Comprueba que tu cámara y tu micrófono están activados y funcionan correctamente, y que tu conexión a Internet es estable.

Si la videoconferencia se va a realizar a través de una plataforma que no conoces, podría ser conveniente familiarizarte antes con la misma, descubrir sus opciones para compartir pantalla, eliminar tu imagen, utilizar fondos, etc.

Sitúa la cámara a la altura de los ojos (es posible que tengas que colocar algún objeto para elevar el ordenador o el móvil). Y otro consejo para salir más favorecidos: inclina muy ligeramente el ángulo de la cámara hacia abajo, de modo que sea ligeramente inferior a 45º.

2. “Escenario”

Elige un lugar tranquilo y avisa para que durante la videollamada nadie te moleste. Y no olvides silenciar teléfonos, smartwatch u otras posibles fuentes de ruido para evitar molestas interrupciones.

Antes de realizar la videoconferencia, conecta la cámara y comprueba que tu entorno -todo lo que se muestra en tu pantalla- está en orden y que no aparecen elementos que distorsionan la imagen que deseas transmitir. Si es posible, elige fondos que no distraigan la mirada.

Muchas aplicaciones cuentan con la posibilidad de utilizar fondos virtuales. Si decides utilizarlos, recuerda que es recomendable moverse lo menos posible para evitar el efecto “halo” (tu imagen se recorta o desaparece sobre el fondo).

3. Iluminación

Es importante que el rostro esté bien iluminado con una luz frontal, o en todo caso lateral (no más de 45º), pero evita situarte de espaldas a la misma para no ensombrecer tu cara. Siempre que sea posible, utiliza la luz natural.

4. Nuestra mejor imagen

Es cierto que estamos trabajando desde casa, pero queremos ofrecer una imagen profesional. Así, conviene elegir un vestuario en consonancia con el tono de la reunión o ligeramente más casual, pero evitar el exceso de informalidad, como esa ropa tan cómoda que a veces te pones cuando estás en casa).

Ocúpate de vestir de forma acorde también la parte inferior de tu cuerpo; evitarás posibles “accidentes”- ¡imagina que necesitaras levantarte! – y además, te ayudará a ponerte en situación.

Estar pendientes de nuestra imagen en la pantalla para ver si estamos bien peinados o cómo lucimos durante la reunión muy probablemente nos distraerá de la conversación y distraerá a nuestros interlocutores. Minutos antes de empezar es el momento de comprobar ante el espejo o la cámara que podremos mostrar la “mejor versión” de nosotros mismos.

5. Cuida tu expresión

En una videoconferencia nos faltan el apretón de manos y el resto de la ceremonia que rodea al encuentro físico, de modo que nada mejor que iniciar el encuentro acompañados de una sonrisa y de nuestras mejores ganas de conectar con nuestros interlocutores.

Mientras que en una reunión presencial recibimos mucha información de contexto, en una videoconferencia nuestro rostro pasa a ser el gran protagonista, por lo que debemos ser conscientes de que cualquier gesto, sea de cansancio, desconcierto o incluso desagrado, lejos de pasar desapercibido, cobrará más importancia.

Durante la conversación, especialmente en las reuniones más reducidas, podemos asentir con la cabeza o emitir sonidos de afirmación, claros signos que demuestran a nuestro interlocutor que tiene nuestra atención.

También nos ayudará también mantener una postura correcta (erguida) en el asiento, con los hombros relajados y los pies apoyados sobre el suelo, evitando inclinarnos hacia la pantalla, o realizar gestos que denotan aburrimiento, como recostarnos sobre un codo, mirarnos las manos…

6. Otras distracciones

Conviene cerrar las aplicaciones que no necesitemos durante la reunión o al menos suspender las notificaciones y avisos, que solo pueden desconcentrarnos. Otra razón no menos importante es que a la hora de compartir pantalla se podrían mostrar de forma involuntaria mensajes personales, documentos confidenciales…

7. Preparación

Por último, siempre debemos tener en cuenta que para conectar mejor con nuestros interlocutores, con nuestra audiencia, siempre debemos adaptarnos al entorno, al formato, a la actitud de los participantes…  Y prepararnos, porque, por supuesto, también en el mundo virtual, la clave del éxito antes de cualquier intervención sigue estando en trabajar previamente para establecer unos objetivos y tener muy claros los mensajes que queremos trasladar en nuestro discurso.

Sí, aquí también aplica la frase de Mark Twain: “Suelen hacer falta tres semanas para preparar un discurso improvisado”.

Imagen de LinkedIn Solutions

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